文员在接打电话时，正确的做法是()。
A.电话铃响一声就应接听
B.在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来
C.文员接听业务电话时，应首先让对方报出姓名、单位
D.文员替上司传话时，应考虑对方的情绪以个人的口吻转达
上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确?()。
A.首先搞清楚上司想作什么样的安排
B.办理预订飞机票手续之前材料要备齐
C.与人联系时要记下对方姓名(同时告知你的姓名)，如有疑点，应找同一个人
D.不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认
文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪种做法是错误的?()。
A.如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认
B.告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知
C.对方越忙越必须早一点联络
D.如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会
当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应()。
A.向上司报告
B.送礼
C.写信
D.查证消息的可靠性
如果上司外出多个地方，秘书应( )。
A.把所有邮件都邮寄给上司
B.把所有邮件保存，待上司回来看
C.登记所有邮件，并用电话一一告知上司
D.将紧急邮件立即寄给上司，非紧急邮件经编号后等待上司回来处理
2028电大专科办公室管理期末试题及答案（试卷号2180）盗传必究一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在答题纸上，每小题1分，共10分）1. 文秘人员在差旅结束后，应该（）。A. 给未出差的单位领导分送出差地特产B. 整理好出差过程中的单据、凭证，及时办理报销、结算事宜C. 休息几个工作日，缓解因出差带来的疲劳D. 把出差过程以及相关事务和上司简单口头汇报，无需形成书而材料，存档备案2. 文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪个做法是错误的？（）A. 如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认B. 告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知C. 对方越忙越必须早一点联络D. 如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会3. 当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（）。A. 向上司报告B. 送礼C. 写信祝贺D. 查证消息的可靠性4. 接受忠告的反应应该是（）oA. 以烦躁的心情倾听B. 尽量把责任推给别人C. 应辩解说：“那是因为”D. 切勿感情用事5. 文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、（）和归档要求。A. 归档时间B. 归档凭证C. 归档模式D. 归档历史6. 以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？（）A. 订购B. 制造C. 分配，D. 储备7. 文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？（）A. 善于同他人合作，密切配合，步调一致B. 应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己C. 配备文秘人员时遵从异质结合的原则D. 公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任8. 以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的？（）A. 考虑打电话的时间是否合适B. 打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下就挂电话C. 仔细核对电话号码，确保一次拨号就能成功D. 对正当的投诉电话，应先安抚来电者，以友善的态度表达歉意，并告知一定马上调查9. 以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（）A. 按收件人姓名分拣B. 按收件部门名称分拣C. 按私人公务标准分拣D. 按邮件重要性分拣10. 文员做会议记录时，可以在会议记录中（）。A. 加入自己的主观意见B. 不记录议题C. 与发言者用词不一致但意思完全一致D. 对所记内容作评论二、判断题（正确划“”，错误划“X ”，每小题1分，共10分）11. 办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。（V ）12. 发放办公用品的时候，不需要对用品库存进行记录。（X ）13. 我国古代的谋士、谏官和幕僚，以及当今各国的智囊团、思想库等，都是决策的重要辅助力量。（V ）14. 涉外礼仪中以右为尊。（V ）15. 公文行文时越级行文是普遍现象。（X ）16. 行发文的主送机关必须为上级机关，而不是上级领导个人。（V ）17. 电子文档不存在销毁问题。（X ）18. 办公室公共关系沟通，主要是指与组织的服务对象的沟通。（X ）19. 请人勿送的常用礼貌语是说“留步”。（V ）20. 会议是实施组织领导和管理的重要手段和工具。（V ）三、简答题（每小题10分，共20分）21. 简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。答：（1）办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。（5分）（2）按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。（5分）22. 核稿，是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实，要做到“六查”，请简述六查内容。答：（1）查是否需要行文，以什么名义行文。（2分）（2）查文稿内容与法律、法规、政策及其它已有规定是否矛盾。（2分）（3）查要求和措施是否明确具体，切实可行。（2分）（4）查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。（2分）（5）查行文是否规范，文件格式是否符合规定。（2分）四、设计题（每小题15分，共30分）23. 司在与客人谈话，这时有某公司张总经理来找上司解决紧急事情，文员如何向上司传话？答：（1）用便条把所要传达的内容逐项书写：“某公司张总，为急事来访，请他等几分钟，还是请何 人代为会见，要问他哪些事情？ ”然后将写好的便条对折折好。（6分）（2）走入会客室，在上司背后说一声：“对不起，打搅一下”。（4分）（3）司回头时，递上便条与铅笔。（3分）（4）退一步，等候指示。（2分）24. 如何接受对方的名片？答：（1）在接对方名片时，务必表现出尊重的态度。（2分）（2）当对方递出名片时，应点头致意，双手在平行胸部的位置接过名片，最好不要捏到名片上的字， 以示尊重。（4分）（3）双手接过名片，再收回双肘，扔轻捧名片，抬起头，注视着对方，郑重地读出名片上的名称，以 确认无误。（4分）（4）遇到名片上有不认识的字，不可轻率错读，可诚恳地请教对方：“很冒味，可否请问一下，这个 字怎么念？ ”对方回答后，可按对方发音，重复一遍：“您是某某单位某某，很抱歉！”并行礼致歉。（5 分）五、案例分析题（每小题15分，共30分）25. 案例题一：爱达公司的丁秘书正埋头起草一份文件，电话铃响了，拿起电话，丁秘书听着对方的声音，辨别出又 是那位推销员朱磊打来的电话。第一次他来电时，丁秘书听着朱磊的自我介绍，判断这电话不是经理正在 等的电话，也不是紧急要事。于是她说：“很抱歉，经理不在。请你留下姓名、地址、回电号码，我会转 达给经理的。”可对方非要找经理本人不可。挂断电话，丁秘书就此事汇报了经理。经理听后，告诉她， 曾在一次交易会上见过此人，印象不佳，不想和他有生意上的来往。十天前，朱磊又来了电话，丁秘书说: “对不起，经理仍然不在。我已将你的情况和要求转告经理，目前他非常繁忙，这事以后再说吧！”随即,主动挂断了电话。现在，朱磊第三次来电，丁秘书应该怎么办？问题：(1) 文秘人员接听电话时，首先应做些什么？电话结束后又应该怎么做？(2) 假如你是丁秘书，针对朱磊第三次来电，你怎样说？(3) 文秘人员怎样审查来电？具体做法怎样？(4) 文秘人员替上司审查来电的态度和技巧是怎样的？答：(1)文秘人员接听电话时，首先应自报家门。挂断电话应遵循“谁先打出谁先挂的原则。丁秘 书做错了。(3分)(2) T秘书在朱磊第二次来电时，就应告知对方经理不想与他联系。在朱磊第三次来电时，秘书应该 说：“你的事情，我已经与经理汇报过了，对你们的生意经理无意参与，尚未考虑与你联系。请你以后不 要来电话了。如果情况有了变化，我会主动与你联系的。谢谢！”(5分)(3) 审查来电时应询问、对方的姓名、单位、来电事由、回电号码，然后请示上司是否想与对方通话。如上司同意通话，可打回电或请对方再打过来；如上司不想通话，应想办法拒绝对方。(5分)(4) 在电话中应怎样既做到为领导“挡驾”，又不得在言语、行动上失礼，冒犯对方。(2分)26. 案例题二：小李受上司委托在浦东机场接待公司的一位重要客人。双方见而后，小李寒喧到：“欢迎、欢迎”，嘴 里说着，却并不主动伸手；等客人伸手了，小李才与之相握。接着小李一把拿过客人的行李，放入轿车后边的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：“坐在 这里视野好。”而后，自己坐到汽车后排座位上。一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，而这位客 人似乎对这一切不很满意，话越来越少。小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么问题：小李的很多做法不合乎礼仪，小李应该怎么做才是正确的？答：(1)主人和客人之间，应该主人先伸手。(2分)(2)在替客人拿行李前应征求同意：“我替你拿可以吗？”(2分)(3) 哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意。(2分)(4) 司机开车，汽车的位次礼仪是“右为上，左为下；后为上，前为下”。(2分)(5) 客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座。(2分)(6) 客人公司的一些内部情况、个
秘书要管理好自己和上司的工作日志，当对方接待上司的活动变更时，秘书应（ ）。
A.立即更改上司的日志，并告知上司出现的变化
B.立即更改自己和上司的日志，并告知上司出现的变化
C.告知上司出现的变化，提醒上司注意
D.告知上司出现的变化，并立即更改自己的日志
文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？
要获得上司的许可如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认；要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式、所需要的时间等。约定好以后， 一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。还应准备约会所需要的文件资料。星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；公司有重大活动的那一天不宜安排约会；地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。
略
如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。
A对
B错