秘书学概论大学期末考试复习题论述题1. 秘书的涵义是什么？秘书的类别和层次是什么？答：秘书：掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。类别：1）机关秘书2）企业秘书3）私人秘书4）商业秘书5）涉外秘书层次：1）高级秘书2）中级秘书3）初级秘书2. 秘书工作的主要内容是什么？其主要特点是社么？答：主要内容：1）文书撰写2）文书制作3）文书处理4）档案管理5）会议组织6）调查研究7）信息资料工作8）信仿工作9）接待工作10）协调工作11）督查工作12）日程安排13）日常事务14）办公室管理15）其他临时交办事项特点：1）辅助性2）综合性3）机密性4）服务性3什么是秘书学？秘书学主要研究哪些内容？答：秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科，是一门综合性，应用性的科学。秘书学研究内容：（1）研究我国秘书工作的现状，了解内容、性质与作用，掌握其规律、程序与方法；（2）研究.秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求；（3）研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验，批判地继承古代秘书工作遣产，借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分。（4）研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德，了解秘书的任职资格与要求；（5）研究秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与发展。4秘书工作机构设置原则是什么？秘书工作机构的性质是什么？答：设置原则：一是精简原则；二是纵向层次量少；三是横向幅度可适当加大。性质：1）机密性2）辅助性3）综合性4）服务性5秘书工作机构是的职能是什么？秘书工作机构的原则是什么？答：职能：1）助手职能2）参谋职能3）枢纽职能4）协调职能5）保密职能6）公关职能工作原则：1）明确职责、权限、目标、任务2）制定秘书工作的各项制度和标准3）分清主次，有条不紊4）科学地安排工作程序5）准确细致，切实无误6）迅速果断，讲求时效7）忠到职守，安于职分8）加强教育、管理，不断提高素质、能力6秘书班子怎样才能做到群体优化？答：秘书群体的科学组合应遵从“异质结合”的原则，即由不同的专长，学历、能力、年龄、以及性格、性别的人员组合。群体优化的第二个条件是合理分工，密切合作。分工的原则是职才相适，要使职得其人，人尽其才。7秘书部门管理包括哪些内容？答：1）机构与部门职责2）岗位责任制3）工作程序和工作方法4）信息系统5）办公自动化8秘书应具备哪些能力？答：1）写作能力2）口头表达能力3）听知能力4）阅读概括能力5）社交活动能力6）协调能力7）观察分析能力8）应变能力9）使用先进办公器械的能力10）预测能力9秘书应当具有哪些职业道德？答：1）忠于职守2）严守机密3）恪守信用4）文明礼貌5）廉法奉公10秘书处理人际关系一般准则有哪些？答：1）尊重2）礼貌3）乐于助人4）赞美他人5）宽容与体谅6）公允论述题（第五章至第六章）1. 秘书人员的办公室管理有哪些方面？答：广义的办公室管理既包括办公室环境与物业的管理，又包括办公人员的行为管理。2. 秘书人员的接待工作应当遵循哪些原则？秘书人员应当怎样做好日程安排工作？答：原则：1）文明礼貌2）负责3）与人方便4）讲求时效5）按制度办事6）遵守纪律安排工作：1）服从于组织的总目标和整体计划2）区分轻重缓急3）随时补充、调整4）提示和督促5）酌留弹性、劳逸结合3. 督查工作应遵循哪些原则和程序？答：原则：1）领导负责2）分级负责3）实事求是4）不直接办案5）讲求时效程序：1）查办立项2）查办通知3）催办4）直接调查5）商讨处理6）结案反馈7）立卷归档4. 秘书保密工作主要有哪些方面？有什么意义？保密工作的方针是什么？答：方面：（1）文件保密（2）会议保密（3）通迅保密（4）电脑保密（5）涉外保密意义：（1）在政治上，保障国家安全（2）在军事上，确保战争胜利（3）在经济上，是保障国家利益，取得竞争胜利的重要条件方针：（1）积极参与防范（2）突出重点（3）既确保.，又便利各项工作。5. 秘书应怎样管理并使用公章和介绍信？答：公章的保管：公章由单位主管指定专人（一般为秘书）保管并使用。公章应放置在机要室或办公室装锁的抽屉或保险箱内，钥匙不可挂在抽屉或保险箱上,应由保管人随身携带，也不可委托他人代管。公章的使用：盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准，并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等用项详细登记。介绍信的保管：正式介绍信通常为专门印制并有编号，如联系一般事务也有以单位信笺代替者。介绍信一般和公章由同一人保管并使用，与公章须同等重视，不可缺页或丢失。介绍信的使用：凡领用介绍者须主管批准，秘书不得擅自开具发放。开具介绍信时应由秘书自己填写领用人姓名、身份，去往何单位、联系保业务、领用日期、有效期限等项，正本和存根必须一致。与落款处及骑缝线上应加盖两次公章。秘书不得委托他人或让领用人自己填写盖章，尤其不得将空白介绍信或单位信笺加盖公章后交给领用人,否则,出了事故秘书要负责任。6. 秘书为什么要做好值班工作？答：一般的政府机关、企事业单位的行政部门都是实行8小时工作制。白天工作，夜间休息。我国还实行每周双休日制。这样，一年365天，有52个星期六、日，再加上10天法定假日，共有116天是非工作日。可是交通、生产、医疗、安全等部门都是每日24小时连续工作的，何况业务联系、人来人往、信息传递、自然变化也不可能都限制在工作时日之内，尤其是国际交往、世界性业务还涉及到不同时区，这些都需要行政部门采取补充办法，就有了秘书的值班工作。在节假日也安排人员值班，以维持机关、单位不停地运转，各项工作不至于中断或延误。7. 秘书写作有哪些特点？其过程是怎样的？答：特点：1）代单位立言，非个人意愿2）集体成果，非个人创作3）内容真实、实用、客观、符合政策4）语言要求流畅、平实、简洁、规范5）讲究文体格式过程：1）立意2）选材3）结构4）文字表达5）修改6）审核8. 秘书写作的原则和要求是什么？文书处理的原则和要求是什么？答：秘书写作的原则：1）符合方针、政策、法令、法规；2）二是忠于机关制文意图；3）是坚持实事求是的精神。秘书写作的要求：1）信息量大，措施具体，指示性强2）内容高度概括，语言表达实用、精确3）用材精要，语言深入浅出，主题富有个性4）讲究文明礼貌，语言得体，多一点人情味文书处理的原则：文书处理必须准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实事求是，按要求和规定进行的原则。文书处理的要求：1）必须准确、周密、确保质量2）必须及时、迅速、注重时效3）、必须做到安全、可靠，确保.4）必须加强集中统一管理。5）必须坚持实事求是，按要求和规定进行。6）精简文件，深入实际，反对官僚主义和文牍主义。9. 收文和发文的办理程序是怎样的？答：收文办理程序：1）签收、拆封和登记2）分办和传阅3）拟办与批办4）承办、催办和注办。发文办理程序：1）拟稿、审核、与签发2）缮印与校对3）用印、登记与封发10怎样进行公文立卷？怎样进行案卷归档？答：公文立卷的基本方法：1）根据文件的特征组卷，即问题特征、时间特征、文种特征、作者特征、地区特征和通讯特征。2）“六个特征”在组卷时应灵活运用，即在一个案卷之内结合使用两个、三个甚至四个特征立卷，是比较科学可行的办法。3）适、当照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限，分为永久保存的、长期保存的（保管期限为16-50年）、短期保存的（15年以下）三种形式。案卷归档：文书部门立好的案卷，必须逐年移交给机关档案集中保管，称为“归档”。1. 归档范围，也即文书立卷的范围，指机关在工作活动中形成和使用的文件以及其他有关的材料（包括照片、图表、印模、录像带等）。2. 归档时限。一般应在第二年上半年向档案部门移交。3. 归档要求：应归档的文件材料必须齐全、完整；文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值、分类整理、立卷，案卷标题应简明确切。机关档案室在接收案卷时，应按照时以上要求对案卷检查验收。移交目录一式二至三份，一份经签字后